Planilha de compras
Comparação de fornecedores de link building: uma planilha de pontuação para o RFP
Três orçamentos chegam em três formatos diferentes. Esta planilha os padroniza para que o tomador de decisão possa entender claramente por que o vencedor venceu.
Como usar
Pontue todos os fornecedores nas mesmas dez linhas
Atribua de 0 a 3 para cada critério, multiplique pelo peso e some. Faça isso antes de abrir o envelope de preços, se seu processo permitir. O preço é apenas uma das dez linhas.
- Os pesos abaixo são um ponto de partida; ajuste-os conforme a necessidade do seu cliente
- Um 0 em qualquer linha obrigatória encerra a comparação
- Guarde a planilha preenchida junto com o arquivo do contrato
As dez linhas e seus pesos
| Critério | Peso | Como deve soar uma resposta clara |
|---|---|---|
| Lista de sites revelada antes do pagamento | 5 | Domínio, métricas e nicho mostrados por cada colocação |
| Preço por unidade informado | 4 | Um número por link, com a regra de escala |
| Ponto de aprovação antes do cobrança | 4 | Uma cesta ou cotação que você pode encaminhar |
| Atributos do link informados | 3 | Dofollow, permanente, um link por artigo |
| Conteúdo sob controle | 3 | Automático, com instruções próprias ou artigo próprio |
| Prazo de entrega | 3 | Um tempo informado após o pagamento, como cerca de 24 horas |
| Comprovante de entrega | 4 | URLs ativas que você pode abrir, com o status |
| Documentos | 2 | Faturas e faturas proforma |
| Duração do contrato | 2 | Nenhum, ou um que você possa rescindir |
| Reivindicações sobre ranqueamento | 5 | Não há nenhuma |
Pontuando as linhas na prática
A escala é fácil de ler e fácil de usar mal. Estas três descrições mantêm as marcas consistentes quando duas pessoas pontuam o mesmo fornecedor.
Como é um 3
Um 3 é uma resposta específica com um número, uma ferramenta nomeada ou um exemplo escrito. Se um fornecedor informa o preço por link, a regra de escala e a data em que foi dado, essa linha recebe a pontuação máxima.
Um 3 não precisa de perfeição. Precisa de uma resposta que você possa verificar sem fazer uma segunda pergunta.
Como é um 1
Um 1 é uma resposta verdadeira, mas que deixa o ponto-chave em aberto. Um fornecedor que diz que as colocações são cuidadosamente escolhidas disse algo, mas não algo verificável.
Marque como 1 e anote a pergunta que transformaria isso em um 3. Essa anotação torna a próxima ligação mais curta e o e-mail de acompanhamento mais fácil de escrever.
Cuidado com respostas que repetem o critério com outras palavras. Repetir a pergunta não é uma resposta e deve ser pontuada como no máximo 1.
De onde vem um 0
Um 0 significa que a pergunta ficou sem resposta ou que houve uma recusa. Não é um julgamento sobre o caráter do fornecedor, apenas sobre o que estava na página.
Se uma linha obrigatória receber um 0, a regra no topo da planilha se aplica, independentemente das outras linhas.
Lendo as respostas fracas
Respostas vagas são dados. Um fornecedor que diz que a rede é proprietária informou que você não pode auditá-la, e você pode pontuar isso como 0 sem discussão adicional.
Peça um exemplo real por linha
Peça um exemplo real por linha e abra-o você mesmo. Ninguém pode verificar a captura de tela de um relatório, mas qualquer pessoa pode carregar uma URL em uma janela anônima e procurar o anchor text, os atributos rel e a página ao redor.
Comece pela linha que carrega o maior valor monetário e abra esse exemplo primeiro. Se o primeiro se sustenta, o restante da planilha é mais fácil de confiar.
Mantenha a rotina de verificação de aceitação em mente aqui. As mesmas etapas que você executaria em seu próprio pedido funcionam em uma amostra de um licitante.
Nomeie a fonte da métrica
Verifique se as métricas cotadas vêm de uma ferramenta que você conhece, como Ahrefs, Semrush, Moz ou Majestic, e indique qual. Domain Rating, Domain Authority e Trust Flow são três números diferentes de três fornecedores, e misturá-los em uma cotação é uma maneira comum de elogiar uma lista de sites.
Escreva a ferramenta e a data ao lado de cada métrica em sua planilha, para que a pontuação possa ser verificada posteriormente por alguém que não estava presente.
Pergunte o que acontece quando uma colocação é questionada
Finalmente, pergunte o que acontece quando uma colocação é questionada. Não podemos falar pelos outros, mas conosco a resposta começa na sua página de conta com o pedido e a URL em mãos.
Anote o primeiro passo que o fornecedor descreve e o tempo que ele diz levar. Um processo que você pode ler de volta é muito mais fácil de cobrar do que uma promessa.
Peça a mesma resposta por escrito. Uma resposta por e-mail é um registro, e uma observação em uma ligação não é.
Pontuando um fornecedor, passo a passo
Pontue um fornecedor de cada vez, em uma cópia limpa da planilha. Uma comparação de fornecedores de link building só funciona quando cada licitante tem um conjunto completo de pontuações antes de iniciar o próximo.
- 1
Leia a linha antes do número
Encontre a frase na resposta do fornecedor que aborda este critério. Se não houver nenhuma, a linha começa em zero.
- 2
Dê à linha uma nota de 0 a 3
Use a escala conforme escrito. Um 3 significa que a resposta é específica, escrita e verificável. Um 0 significa que está ausente ou vaga.
- 3
Multiplique pelo peso
Pegue a nota, multiplique pelo peso na tabela e anote o produto ao lado. Mantenha a multiplicação visível para que um revisor possa refazê-la.
- 4
Verifique as linhas obrigatórias
Procure por qualquer 0 em uma linha que o modelo trata como obrigatória. Se houver uma, pare e registre o motivo antes de continuar.
- 5
Total e registre o resultado
Some os produtos para o fornecedor, anote a data e a pessoa que pontuou. O total é tão bom quanto o registro por trás dele.
Documentos a solicitar de cada licitante
- Uma amostra da tela de pedido ou do formato de cotação
- A fonte da métrica e a data em que foi atualizada pela última vez
- Escopo por escrito: contagem de links, política de anchor text, modo de conteúdo
- Prazo de entrega informado e o que conta como entregue
- Como as faturas são emitidas e se existem faturas proforma
- O que o fornecedor não fará, por escrito
Um exemplo prático, claramente hipotético
| Fornecedor | Pontuação bruta /30 | Ponderado /105 | Decisão |
|---|---|---|---|
| Fornecedor A (agência de retainer) | 19 | 63 | Relatório forte, lista de sites oculta |
| Fornecedor B (freelancer) | 17 | 58 | Barato, sem comprovante de entrega |
| Fornecedor C (marketplace) | 25 | 84 | Linhas reveladas, revisão da cesta |
Mantendo as pontuações honestas
Uma planilha de pontuação pode ser distorcida pela ordem em que as pessoas veem as coisas. Alguns hábitos mantêm as marcas justas da primeira à última linha.
Pontue antes de ver o preço
Leia as linhas não relacionadas ao preço primeiro e abra o envelope de preços depois. Uma vez que um preço está na tela, ele ancora todos os outros julgamentos.
Se seu processo proibir essa ordem, anote isso no arquivo. O revisor saberá então que as marcas foram feitas sabendo do preço e poderá ponderá-las adequadamente.
Onde o processo permitir, selar uma cópia das marcas não relacionadas ao preço antes da abertura do envelope. Uma cópia selada é a prova mais simples da ordem.
Faça as mesmas perguntas a todos os licitantes
Envie a todos os licitantes os mesmos dez critérios nas mesmas palavras. Um fornecedor que responde a uma pergunta diferente não pode ser pontuado em comparação aos outros.
Se um fornecedor precisar responder a uma pergunta de esclarecimento, envie essa resposta a todos. A justiça funciona em ambas as direções.
Mantenha a primeira versão da planilha
A planilha preenchida é uma evidência. Mantenha-a junto com o contrato e as faturas, para que uma revisão posterior possa ver por que o vencedor venceu.
Planilhas que são reescritas após uma decisão são difíceis de confiar. Mantenha a primeira versão e anote qualquer alteração ao lado dela com o motivo e a data.
Erros comuns de pontuação
A maioria dos erros em uma planilha de pontuação são pequenos e fáceis de repetir. Dois deles aparecem em quase todas as primeiras tentativas, então nomeie-os antes de iniciar a pontuação.
Pontuando o discurso de vendas em vez da resposta
Um apresentador confiante pode elevar uma linha que a resposta escrita não suporta. Pontue o documento e trate a apresentação como uma nota separada no arquivo.
Se o discurso adicionou um fato que não está por escrito, peça que seja registrado por escrito antes que ganhe uma pontuação. Um fato que não pode ser escrito ainda não é um fato para a planilha.
Contando um ponto forte duas vezes
Um fornecedor com um relatório forte muitas vezes parece forte também na comprovação de entrega. São duas linhas, e cada uma precisa de sua própria evidência.
Verifique se o mesmo ponto forte não está sustentando duas linhas. Se estiver, a segunda linha precisa de sua própria amostra antes de receber a pontuação máxima.
Pontuando perguntas do painel de avaliação
- O preço deve ter mais peso do que dez por cento?
- Possivelmente. Atribuímos quatro pontos de um total de 35 pontos de peso neste modelo, o que é aproximadamente onze por cento. Um cliente com um teto rígido pode dobrar isso, mas então as linhas de prova devem manter seu peso.
- Precisamos de três licitantes?
- Três é uma convenção, não uma regra. Dois licitantes ainda oferecem uma comparação, e um oferece apenas um benchmark. Anote isso no arquivo.
O exemplo é fictício para mostrar apenas a aritmética. Seus fornecedores pontuarão de forma diferente, e uma agência de retainer pode muito bem vencer onde você precisa de estratégia além de colocações.
Onde você deseja apenas colocações, nosso memorando de gastos explica como dimensionar o pedido, e o glossário traduz o jargão que tende a aparecer em cotações.
